El repte inicial
Quan la Clínica Dental Sonrisa ens va contactar, la seva situació era crítica:
- Amb prou feines 15-20 pacients nous al mes
- Sense sistema de seguiment de leads
- El 70% de les consultes sense resposta per manca de personal
- Dependència total del boca-orella
- Pressupost limitat per a màrqueting
El director, el Dr. Martínez, s’estava plantejant reduir personal si la situació no millorava.
Diagnòstic: fuites a tot l’embut
La nostra auditoria va revelar problemes crítics:
1. Captació inexistent
- Sense presència en línia efectiva
- Web desactualitzada i lenta
- Zero inversió en publicitat
- No apareixien a les cerques locals
2. Fuita massiva de leads
- Formulari de contacte que ningú veia
- Horari d’atenció limitat (9-14h, 16-19h)
- Consultes de WhatsApp sense resposta fora d’horari
- Sense sistema de recordatoris de cites
3. Reactivació nul·la
- Base de dades de 2.400 pacients sense aprofitar
- Zero comunicació amb els pacients inactius
- Sense programa de fidelització
L’estratègia implementada
Fase 1: Captació – Posicionament local (mesos 1-2)
Accions:
- Optimització del Google Business Profile
- Campanya de ressenyes (van passar de 12 a 87 ressenyes de 5★)
- Landing page específica per a cada servei
- Meta Ads segmentat per codi postal
- Google Ads per a cerques de “dentista a prop meu”
Inversió en anuncis: 800€/mes
Resultats dels 2 primers mesos:
- 127 leads generats
- Cost per lead: 12,60€
- Taxa de conversió de la landing: 23%
Fase 2: Automatització – Setter IA multicanal (mesos 2-3)
El problema: La clínica només podia atendre trucades en horari laboral i perdia el 60% de les consultes.
La solució: Vam implementar un Setter IA que:
- Respon consultes 24/7 a WhatsApp i a la web
- Qualifica el pacient (urgència, tractament, pressupost)
- Agenda cites directament al calendari
- Envia recordatoris automàtics abans de la cita
- Recull consentiments i dades prèvies
Impacte:
- 0% de leads sense resposta
- Temps de primera resposta: < 2 minuts
- El 68% de les consultes resoltes sense intervenció humana
- El 41% de les cites agendades automàticament
Fase 3: Reactivació – Recuperar la base de dades (mesos 3-4)
Campanya multicanal automatitzada:
- Email personalitzat segons l’últim tractament
- WhatsApp 48 h després si no obre l’email
- Trucada automàtica amb veu IA per a més grans de 60 anys
Oferta: Revisió + neteja gratuïta (valor 60€)
Resultats:
- 2.400 contactes assolits
- 18% de taxa de resposta (432 persones)
- 214 cites agendades de pacients inactius
- Cost per reactivació: 3,80€
Fase 4: Optimització i escalat (mesos 4-6)
Millores implementades:
- Creativitats en vídeo amb casos d’abans i després
- Segmentació per tractament (ortodòncia, implants, estètica)
- Campanyes de temporada (blanqueig abans de l’estiu)
- Sistema de valoració automatitzat després de la consulta
- Programa de referits incentivat
Els resultats finals
Creixement de pacients nous
- Abans: 15-20 pacients/mes
- Després: 70-85 pacients/mes
- Increment: +250%
Mètriques de màrqueting
- Leads generats: 520 en 6 mesos
- Cites agendades: 387 (74% de conversió)
- Cost per pacient nou: 31€
- LTV mitjà per pacient: 780€
- ROI: 25:1
Impacte en el negoci
- Facturació: de 28k/mes a 89k/mes (+218%)
- Llista d’espera: 3 mesos per a certs tractaments
- Equip: van contractar 2 dentistes i 1 higienista més
- Taxa d’ocupació: del 40% al 95%
Eficiència operativa
- Temps de l’equip en gestió: -65%
- No-shows (absències a les cites): del 18% al 3%
- Ressenyes a Google: de 12 a 187 (4,9★)
- Satisfacció dels pacients: 94%
Les claus de l’èxit
1. No deixar escapar cap lead
L’automatització 24/7 va capturar oportunitats que abans es perdien.
2. Aprofitar l’actiu més valuós
La base de dades de pacients inactius va generar ROI immediat sense cost de captació.
3. Escalar sense augmentar l’estructura
La IA va permetre atendre 4 vegades més consultes amb el mateix equip administratiu.
4. Estratègia, no només tàctica
No es tractava només de “fer anuncis”, sinó de construir un sistema complet.
Paraules del client
“Pensava que necessitàvem més pressupost per a màrqueting. Resulta que necessitàvem una estratègia millor. L’automatització ha estat un canvi radical. Ara el problema és donar l’abast, no aconseguir pacients.”
— Dr. Carlos Martínez, director de la Clínica Dental Sonrisa
La teva clínica té el mateix problema?
Si tens:
- Pocs pacients nous
- Consultes sense resposta
- Una base de dades sense aprofitar
- Un equip saturat de tasques administratives
És probable que tinguis fuites semblants.
Sol·licita una auditoria gratuïta i et direm exactament què cal optimitzar primer per aconseguir resultats en menys de 60 dies.